Cómo elegir el software ideal para tu negocio

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Es un paso importante para cualquier empresa bien sea grande o pequeña ya que determina el rendimiento y aprovechamiento máximo de sus recursos, sus ganas de estar en constante mejora y en muchos casos una inversión significativa (inicial o recurrente según el modelo de software que se elija).

Maestría Contable una empresa de contadores expertos y asesores tributarios que se dedica a prestar servicios de contabilidad y finanzas, outsourcing contable y contabilidad empresarial. También comercializa Software contable en Colombia, Software para punto de venta, Software Administrativo, Software Empresarial, Software para Tiendas y Supermercados, Software para Restaurantes  y Programas de contabilidad. Distribuye en Colombia Equipos All In One, Sistema de Punto de Venta, Equipo de Punto de Venta y Hardware para Punto de Venta.

Desde un programa contable, un software ERP o un software CRM pasando por amplias gamas de aplicaciones según el negocio. Elegir una buena opción es como el matrimonio pues supone un compromiso de, por lo menos 3 años, con sistematización que incluye ajuste de procesos de contabilidad, cartera, inventario, ventas, fabricación (para el caso de empresas industriales) además de inducciones, capacitaciones y el dominio del tema por parte del personal asociado a dichas áreas.

¿Por qué debería una empresa pasar por todo eso de la sistematización?

En este punto se pueden presentar múltiples razones que inclinan la balanza, que en resumen nos dan perspectivas a analizar:

  • Competitividad:
    Algunos estudios han demostrado que las empresas y negocios con éxito utilizan sistemas para asegurar el funcionamiento de los procesos y, en consecuencia, la rentabilidad de los mismos.
  • Reducción de Costos de Producción e Incremento de la misma:
    El control y registro automático de procesos y resultados puede ayudar a detectar oportunidades de mejora sobretodo en procesos industriales, optimizar el cronograma o los horarios de operación y equipos de trabajo para mejorar el rendimiento y aprovechamiento de la materia prima, ya que se puede contar con un análisis detallado de inventarios y recursos en tiempo real. Mejorar la disponibilidad de los productos, logrando proveer las cantidades necesarias en el momento preciso.
  • Integración de Gestión y Producción:
    Bien sea por el registro unificado de varias aplicaciones ERP, CRM y sistema contable o por el uso de una única aplicación que reúna las necesidades globales de la empresa (sucede regularmente en la Gran Empresa) brinda la posibilidad de ver la empresa como un todo y de que las áreas actúen en consonancia siguiendo una estrategia directiva única y los objetivos de negocio registrados en cada proceso. Hace que los colaboradores y empleados actúen orientados en las metas de la compañía, sin perder el enfoque de su gestión directa.
  • Orden, Estructura y Reportes:
    Cualquiera que sea el esquema de reportes que un software empresarial provea debe ser empleado para seguimiento, control y mejoramiento por parte de la Gerencia General para llevar control de actividades en detalle por parte de cada área pero a la vez ver el panorama general de la misma.
  • Cumplimiento de Normatividad:
    Para algunos tipos de compañías, los procesos de sistematización apoyados en software central resultan ser una necesidad que aborda y facilita procesos normativos específicos. El mejor ejemplo de ello es el software contable, programa de contabilidad o sistema contable cuya implementación por lo regular ofrece una alineación con las demandas del ente fiscal según el territorio de cobertura que incluye codificación especial, plazos, formatos y numeración aprobada por dicha entidad.

Sistematizar las empresas de manera eficiente ahorra reprocesos entre áreas, simplifica tareas de gestión, estándariza el manejo de la información y puede abolir operaciones manuales en muchos cargos de apoyo a la gestión. No obstante, sistematizar no necesariamente significa adquirir y utilizar un software que apoye procesos internos. La sistematización implica hacer cambios y/o adquirir nuevas prácticas organizacionales que modifiquen los procesos internos.

El software empresarial, sin embargo, juega un papel definitivo para lograr una buena práctica de sistematización pues su acertada o desacertada elección e implementación, puede apoyar o entorpecer los procesos organizativos. Así que la selección de una o varias herramientas es una tarea que va desde la Gerencia hasta las áreas específicas por supuesto, y en lo posible, liderado o apoyado en el área de sistemas y/o con el acompañamiento de expertos externos que ayuden a decantar las opciones.

Además es un tema que se convierte en una tarea recurrente, al menos cada año, dentro de la organización con el fin de evaluar actualizaciones, nuevos módulos de gestión de las aplicaciones, compatibilidad con otros sistemas, requerimientos nuevos de áreas usuarias, nuevas necesidades de negocio, crecimiento del recurso humano, nuevas licencias, mejoras de infraestructura, entre otros.

Hemos listado algunos consejos para elegir el software ideal para tu negocio bien sea pequeña, mediana (Pyme) o una empresa más grande.

Bien sea que estés iniciando tu negocio, te encuentres en proceso de ampliación o pensando en mejorar tu organización, elegir el software para tu negocio no debe convertirse en un motivo de frustración o estrés y/o sobrecargar tu trabajo habitual. Un programa bien seleccionado supone la gestión eficiente de tu flujo de caja, el análisis de ventas y mayor eficiencia, lo contrario significaría una fuga de dinero y poca productividad.

  1. Organiza tus objetivos y estrategia de negocio:
    Tu visión de negocio en los próximos años es un requisito importante para dar inicio a este proyecto, pues debe orientar tus necesidades específicas de información para la toma de decisiones y ayudarte a identificar tu enfoque organizacional. A partir de dicha visión de negocio, te será útil listar los retos que quieres resolver con tu nuevo software.
    Define tus necesidades y deseos hacia la llegada de este nuevo software. Tus necesidades deben ser concretas y específicas para concentrar su uso en lo prioritario; de otro lado, tus deseos pueden constituir una lista más larga que debe organizarse por prioridades y contar con un mayor detalle que permita en algún momento asociar características de la aplicación a estas.
  2. Define tu Presupuesto
    Estima cuánto dinero puedes gastar en este proyecto e incluye valores adicionales que puedan presentarse por nuevo hardware o equipos requeridos asociados con el nuevo software empresarial incluyendo el soporte y mantenimiento que se requiera durante el primer año y los años siguientes. Si requieres de un experto que te apoye en el proceso de selección del mismo y administrando la ejecución del proyecto inclúyelo también.
  3. Evalúa las opciones que sean necesarias
    En términos de evaluación de proveedores y opciones de software en el mercado asegúrate de mirar diferentes. En este momento existen variedades amplias de programas para empresas: software en la nube, software propietario, software hecho a la medida, software libre, entre otras. Asegúrate de evaluar al menos una propuesta de cada opción principal en términos de presupuesto y con relación a la lista de necesidades del punto 1.Busca demos o simuladores de la aplicación o ejemplos aplicados a empresas de negocios del sector que te sirvan como referencia de uso.
  4. No hay soluciones Únicas
    Cada empresa tiene un conjunto de necesidades particulares que puede incidir entre la selección de una o más aplicaciones. No obstante, hay proveedores especializados en determinados sectores que han llevado sus soluciones a niveles específicos de la industria para ser más afines. Es probable que un sólo programa no resuelva TODOS los requerimientos funcionales de tu empresa así que debes mirar lo prioritario y/o definir un plan que te lleve a tener en un periodo determinado de tiempo, las aplicaciones necesarias para llevar tu negocio a un punto operativo óptimo a partir de las prioridades que organizaste en el punto 1.El software contable es una de las primeras necesidades de cualquier organización y será probablemente tu primer paso obligado hacia la sistematización. Nunca consideres que los programas contables constituyen soluciones exclusivas para el área contable, la información que registras en dichas aplicaciones es el corazón de la economía de tu negocio. Algunas aplicaciones tipo ERP incluyen módulos contables y para ventas pero suelen ser muy robustas para las pequeñas empresas, no obstante bastante útiles en fábricas o productoras.
  5. Apóyate en los responsables de las áreas principales
    Valida con los usuarios de las diferentes áreas y/o encargados, el funcionamiento y características principales del sistema elegido para verificar que estés tomando la decisión adecuada y que la solución va a impactar positivamente sus procesos. Además necesitas vincularlos en diferentes puntos del proyecto para estar seguro de haber determinado completamente las necesidades de la compañía.
  6. Los Datos son Importantes
    Asegúrate de dónde quedará almacenada la información de tu empresa, además de ser confidencial, conforme a la aplicación que elijas es importante saber si en caso de un futuro cambio de plataforma, actualización o renovación, los datos podrán guardarse y reestablecerse fácilmente sin impactar la operación de la empresa.Otras recomendaciones que pueden venir bien en este proceso son: verificar la facilidad de integración y/o conexión de datos con o para alimentar otras aplicaciones, documentar el uso de la aplicación viene bien luego de la implementación para inducir a nuevos usuarios y tener claridad sobre la parte de la operación que depende del programa, aclarar los reportes que obtendrá con el uso de la aplicación y los datos que estará revisando para la toma de decisiones de negocio, valora con una alta calificación el servicio al cliente y el soporte que brinda tu proveedor que puede aligerar la carga de tus usuarios del sistema.

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